Belegarchivierung digital
Das papierlose Büro. Ihre Unterlagen überall verfügbar.
Das papierlose Büro
Belearchivierung digital
Wir legen großen Wert auf Nachhaltigkeit und haben uns dazu entschieden, ein nahezu vollkommen papierloses Buchführungsbüro zu sein. Seit einigen Jahren bietet die Digitalisierung die Möglichkeit, den endlosen Papierstapeln den Kampf anzusagen. Viele Unternehmer unterschätzen den zeitlichen Aufwand, der im Zusammenhang mit der altbekannten Papierbeleg-Archivierung einhergeht. Dokumente müssen zusammengehalten, gelocht, getackert und abgeheftet werden. Wenn sämtliche Geschäftsbriefe – eingehend wie ausgehend – sowie sämtliche Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen sechs, acht oder gar zehn Jahre in Papierform aufbewahrt werden sollen, ist schnell ein ganzer Lagerraum mit Akten gefüllt. Mal abgesehen von der Arbeitszeit, den die Dokumentenarchivierung erfordert, kommt womöglich der Suchaufwand hinzu, wenn Unterlagen aus Vorjahren benötigt werden (z. B. bei Betriebsprüfungen oder wegen Gerichtsprozessen). Außerdem haben wir die Erfahrung gemacht, dass es kein „optimales“ Papierablagesystem gibt – sortiert man nach Lieferantenname/Lieferantennummer oder doch lieber nach Datum? Werden Ordner für bestimmte Unterlagen angelegt (Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bestellungen etc.) oder wird alles zusammen in einem Sammel-Ordner aufbewahrt? Oftmals hat man das Problem, dass ein Dokument inhaltlich in Ordner A oder auch Ordner B abgelegt werden könnte.
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DIENSTLEISTUNG 3
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Die Kosten und Herausforderungen, die ein Papierablagesystem mit sich bringt, wollen wir mit unserer digitalen Belegarchivierung weitestgehend reduzieren. In welcher Form Sie uns Unterlagen zur Verfügung stellen (postalisch in Papierform, per E-Mail, per Beleg-Upload, per Smartphone-App), sorgen wir mit unserem System für eine digitale Ablage Ihrer Unterlagen. In der Finanzbuchhaltung umfasst dies bereits die digitale Archivierung aller Belege, die im Zusammenhang mit einer Buchung stehen.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, auch weitere Unterlagen (z. B. Verträge, Geschäftsbriefe, Rundschreiben, Mailings/Newsletter, Personaldokumente etc.) digital zu archivieren. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie eine digitale Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen umsetzen möchten.
DIENSTLEISTUNG 4
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Die folgenden Leistungen bieten wir an:
- bereits enthalten: digitale Belegarchivierung von Rechnungen, Kontoauszügen sowie Kassenbüchern erfolgt automatisiert über unsere Finanzbuchhaltung
- bereits enthalten: digitale Belegarchivierung von Buchungslisten, Beitragsnachweisen, Zahlungslisten sowie Lohnunterlagen erfolgt automatisiert über unsere Lohnabrechnung
- digitale Belegarchivierung aller gewünschten Geschäftsunterlagen nach gesetzlichen Vorgaben
- Beispiele für 6-jährige Aufbewahrungsfrist: Angebote, Betriebsprüfungsberichte, Dauerauftragsunterlagen, Frachtbriefe, Geschäftsbriefe, Mietverträge, Patente, Rechtsstreitunterlagen, Schadensunterlagen, Versicherungspolicen, Verträge, Zustellquittungen
- Beispiele für 10-jährige Aufbewahrungsfrist: Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Betriebskostenabrechnungen, Bilanzen, Datensicherungen, Debitorenlisten, Programmdokumentationen, Einfuhrunterlagen, Eingangsrechnungen, Fahrtkostenerstattungsunterlagen, Geschenknachweise, Gesellschaftsbeschlüsse, Gutachten, Gutschriften, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Kassenbücher und -berichte, Lastschriftanzeigen, Lieferantenerklärungen, Prozessakten, Quittungen, Rechnungsunterlagen, Saldenlisten, Spendenbescheinigungen, Wareneingangs- und -ausgangsbücher, Zahlungsanweisungen, Zinsabrechnungen, Zollbelege
Wir wollen die Kosten für digitale Belegarchivierung so gering wie möglich halten. Aufgrund des Erfassungs-, Verwaltungs- und Speicherplatzaufwandes erhalten Sie ein individuelles Angebot in Abhängigkeit der Anzahl archivierender Dokumente.
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